Privatlivspolitik for regionskonferencen 2019

Y’s Men International Region Danmark behandler personlige oplysninger modtaget i forbindelse med tilmelding til Regionskonferencen 201 i Silkeborg efter nedenstående privatlivspolitik.

 

Tilmelding til Regionskonferencen 2019 i Silkeborg

Personlige oplysninger, som er afgivet i forbindelse med tilmelding til Regionskonferencen 2019 i Silkeborg, eller som af anden årsag registreres i tilknytning til konferencen behandles i et selvstændigt datamiljø udelukkende forbehold Regionskonferencens afvikling.

De personlige oplysninger, som registres fremgår at deltagerens egen udfyldning af tilmeldingsformularen, eller som i anden sammenhæng er meddelt til konferenceudvalget m.v.

De registrerede oplysninger er alle nødvendige for afviklingen af konferencen og den tilmeldte persons deltagelse.

Dataansvarlig:
Y’s Men International Region Danmark
Mølleparken, 6240 Løgumkloster
Tlf.: 2029 0757
Email: ysmen(at)ysmen.dk
Cvr:  91 63 15 55

Databehandlere:
Databehandling finder sted dels i Konferenceudvalget og konferences underudvalg og dels i Region Danmarks sekretariat.

Behandling:
Personoplysningerne behandles i det omfang, dette er nødvendigt i forhold til konferencens enkelte aktiviteter. Særlige følsomme oplysninger om f.eks. speciel kost, kørestolsbruger m.v. behandles udelukkende i de tilfælde, hvor dette måtte være påkrævet eller relevant.

Persondataforordningen:
Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering danner grundlag for enhver behandling af personoplysninger.

Databeskyttelsesloven:
Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger iagttages og efterleves.

Det bruger vi dine oplysninger til

Konferenceudvalget bruger deltagernes personoplysninger til planlægning, arrangere og afvikle Regionskonferencen 2019 i Silkeborg. Der er behov for oplysningerne i mange forskellige relationer, hvoraf bl.a. kan nævnes: brandmyndighederne, opstilling og indretning af konferencelokalerne, forplejning, adgangsforhold, visuelle og audiotekniske forhold, informationsmateriale, beredskab m.v.

  • Medlemsnummer og deltagernummer: Nummeret er et unikt nummer der benyttes til at identificere hver deltager i regionskonferencen.
  • Navn: Navnet benyttes sammen med medlems- deltagernummeret til at identificere et medlem eller en deltager til konferencen. Navnet benyttes til at kunne oprette lister over deltagere til konferencens arrangementer og til uddeling/udsendelse af informationsmateriale.
  • Adresse: Adressen bruges til eventuel kontakt til deltageren.
  • Telefon/mobiltelefon: Benyttes til at kunne kontakte deltageren vedrørende eventuelle spørgsmål i relation til.
  • E-mail: Benyttes som den almindelige kontakt til deltagerne i forbindelse med regionskonferencen.
  • Ægtefælles medlems- / deltagernummer: Anvendes til at sammenkæde ægtefællerne til fælles arrangementer, hvor dette er ønskeligt, f.eks. ved bordplan, udflugt, generalforsamling.
  • Funktion i Y’s Men: Funktionen / Titlen i Y’s Men anvendes i forbindelse med bl.a. bordplan, aflæggelse af beretninger, deltagelse i generalforsamling, deltagelse i særlige møder i tilknytning til konferencen, ledelsesoverdragelse m.v.
  • Hjemland: Anvendes i forhold til vore udenlandske gæster vedrørende tolkningsmuligheder, samtalefaciliteter, hosting m.v.
  • Helbredsoplysninger: Registreres kun i det omfang, som deltagerne selv oplyser herom. Det kan eksempelvis være om bevægelseshandicap, synshandicap, hørehandicap, åndedrætsbesvær, fødevareallergi m.v. Disse oplysninger anvendes udelukkende til muliggør deltagelse i regionskonferencen til en positiv oplevelse ved i videst muligt omfang at efterkomme deltagernes behov og ønsker til f.eks. særlig kost

Oplysninger der videregives til tredjepart

Tilmeldingssystemet er en del af Region Danmarks Intranet, som drives af Collectaz A/S. Udover konferenceudvalgets medlemmer, har Region Danmarks databehandlere adgang til deltagernes personoplysninger. I forbindelse med deltagerbetalingen benyttes samarbejdsaftaler med bl.a. Nets A/S og Konferencens bankforbindelse. For at gennemføre Konferencen benyttes forskellige leverandører og samarbejdspartnere, som i et vist omfang kan have behov for enkelte personlige oplysninger. Derudover kan der være behov for at overdrage personoplysninger til offentlige institutioner såsom Skat og de respektive kommuner. Der er indgået databehandleraftaler med alle databehandlere.

  • Kreditkortoplysninger: Kreditkortoplysninger håndteres af en tredjepart, og oplysninger som kortnummer er ikke tilgængelige for hverken Konferenceudvalget eller Region Danmark. Der opbevares oplysninger om beløb og tidspunkt for betaling.
  • Deltageroplysninger: Register over konferencens deltagere hostes – som nævnt ovenfor -af tredjepart. Hjemmesider vedligeholdes af Danmarks Kirkelige Mediecenter. Der er indgået databehandleraftaler med disse tredjeparter.
  • Deltagerlister: Deltagerlister deles mellem Konferenceudvalget og konferencens underudvalg samt Regionsledelsen Listerne benyttes blandt andet til indtjekning, eventuel indkvartering og opfølgning. Begrænsede deltagerlister indeholdende navn, by og forening er tilgængelige for de resterende deltagere i Regionskonferencen.
  • Helbredsoplysninger: Disse informationer deles kun med nøglepersoner involveret i afviklingen af konferencen såsom konferenceudvalgsformanden, chefkokken og relevante afdelingsledere.

Kriterier for behandlingen af dine oplysninger

  • Deltageroplysninger behandles med udgangspunkt i Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (a). Deltagerne har givet samtykke til behandling af tilmeldingsoplysninger ved deltagelse i Regionskonferencen 2019 i Silkeborg.
  • Betalingsoplysninger og oplysninger i forbindelse med indberetning til Skat opbevares i fem år samt indeværende år, jf. bogføringslovens § 10. stk 1.
  • Helbredsoplysninger behandles idet de afgives i tilmeldingsprocessen til Regionskonferencen, og håndteres på baggrund af Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

Dine rettigheder

Som registreret deltager til Regionskonferencen 2019 i Silkeborg har du en række rettigheder:

  • Oplysningspligt: Du har ret til uopfordret at få oplysninger om vores behandling af personoplysninger om dig.
  • Indsigt: Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger om dig vi ligger inde med om dig. Dette inkluderer informationer der ikke er afgivet af dig selv.
  • Berigtigelse: Du har ret til at få ændret oplysninger om dig der ikke er korrekte.
  • Sletning: Deltagerlistens personoplysninger vil blive slettet senest den 31.12.2019, med mindre de af andre retlige grunde skal opbevares. Det kan eksempelvis være bogføringsloven. Du har til enhver tid ret til at få slettet dine persondata, og i den forbindelse vil det blive oplyst, om dette påvirker din deltagelse i Regionskonferencen.
  • Begrænsning: Du har ret til at dine data bliver begrænset for behandling i en periode.
  • Dataportabilitet: Du har ret til at få dine data udleveret, så de kan overføres til en ny leverandør
  • Indsigelse og automatiske beslutninger: Du har ret til at lave indsigelse mod en behandling af dine oplysninger. Du har ret til ikke at være til genstand for automatiske individuelle afgørelser og profilering.

Retten til at tilbagekalde samtykke

Hvis du har afgivet samtykke til behandling af en information om dig, kan du trække dette tilbage. Dette vil stoppe behandlingen og den givne information vil blive slettet. Bemærk at det kun er de specifikke oplysninger du har givet samtykke til, der vil blive slettet. Vi kan af retlige eller kontraktmæssige årsager blive pålagt at gemme oplysninger i længere perioder.  Eventuel tilbagekaldelse kan påvirke din deltagelse i Regionskonferencen.

Retten til at klage til tilsynsmyndigheden

Du har til enhver tid ret til at klage til tilsynsmyndigheden som er: Datatilsynet Borgergade 28, -5, 1300 København K. En vejledning hertil kan findes på http://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

Spørgsmål

Har du spørgsmål angående privatlivspolitikken for Regionskonferencen, kan du henvende dig til RD Birthe Kragh Sørensen på rd(at)ysmen.dk eller tlf.: 2029 0757

Hvad er cookies?

Cookies er små datafiler, der gemmes på din computer, mobil eller tablet, når du færdes på internettet.

De sættes, når du besøger en hjemmeside, og de bruges til at kunne genkende dig og holde styr på, hvilke sider du har besøgt. De kan fx huske dine sprogindstillinger og andre præferencer. De er altså med til at optimere din brugeroplevelse.

Det bruger vi cookies til

Vi bruger cookies til at måle trafik og statistik på vores hjemmeside. Vi indsamler datafilerne med henblik på at registrere antallet af besøgende og populært indhold. Det kan vi bruge til at skabe endnu bedre indhold, forbedre navigationen og optimere din brugeroplevelse.

Ønsker du at slette dine cookies, kan du gøre dette under indstillingerne i din browser. Vær opmærksom på, at det kan påvirke funktionaliteten af et website. der er guides til de mest benyttede browsere til sidst på siden. 

Guide til fjernelse af cookies: 

Da browsere generelt bliver opdateret løbende og derfor også deres designs, henvises til følgende sider for at administrere cookies i de respektive browsere:

Google Chrome på computer:

https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=da

Google Chrome på Android:

https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=da

Mozilla Firefox:

https://support.mozilla.org/da/kb/slet-cookies-fjerne-oplysninger-fra-websteder

Microsoft Internet Explorer:

https://support.microsoft.com/da-dk/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

Microsoft Edge:

https://support.microsoft.com/da-dk/help/10607/microsoft-edge-view-delete-browser-history

Apple Safari på macOS:

https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=da_DK

Apple Safari på iPhone/iPad:

https://support.apple.com/da-dk/HT201265

 

Vil du vide mere?

Du har mulighed for at se Regions Danmarks Privatlivspolitik ved at klikke her:

Du kan også kontakte

RDE Bjarne Hyldgaard

2097 5005

rde(at)ysmen.dk