Hvor svært kan det være.

21.09.2018

Af: Poul E. Petersen

Y’s Men Distrikt Himmerland afholdt distrikt rådsmøde i Sognegården Støvring, hvor klubbernes præsidie og de dataansvarlige var indbudt til det første rådsmøde.

Efter distriktsguvernør (DG) Børge Christensen havde budt velkommen, og fortalte om det der var foregået ind til nu, omhandlende bl.a. Regionsrådsmødet som DG syntes fungerede rigtig godt, og havde været en positiv oplevelse, velvidende om de mange udfordringer der havde været, dels på grund af den nye struktur, men også regionsledelsens mange udfordringer.
Grundet sygdom havde regionslederen Birthe Kragh Sørensen måtte tiltræde tidligere end normalt, og trods den reducerede regionsledelse, der dog nu er fuldtallig igen, kunne DG udtrykke sig positivt om den nye struktur der har bragt distrikterne nærmere på beslutningsprocesserne. DG nævnte også at magasinet WAI er positivt modtaget i regionsrådet. Der opfordres meget kraftigt til, at klubberne er behjælpelige med at få det udbredt til offentligheden. Det er ikke at betragte som et decideret klubblad, men Y’s Men’s ansigt udad til som skal være med til at fortælle hvem vi er, og hvad vi står for, samt beskrive vores brug af indsamlede midler til humanitært hjælpearbejde i ind og udland. Så når medlemmer har læst deres eksemplar, kan de lade det cirkulere frem for at smide det væk.

Skatmester Ulla Madsen kunne fremlægge et regnskab for 2017/18 der fik lidt kommentarer med på vejen. Distriktets tilholdssted på Borremose Efterskole, hvor større arrangementer normalt blev holdt, må på grund af - at skolen er lukket, også holde flyttedag. Der er fundet egnede lokaler.

Men aftenens højdepunkt blev regionens forsendelsessekretær (RSF) Axel Hansen der var indbudt til at fortælle om persondataloven, regionens hjemmeside og om adressedatabasen.

Axel Hansen gav tilhørerne et indblik i, hvordan den elektroniske adressebog, der afløser papirudgaven fungerer, og de nye muligheder den også bringer med sig, bl.a. udskrivning af medlemslister - og udsendelse af mange mails på en gang.

Ligeledes blev den kommende opdatering af hjemmesiderne, der er nært fremstående også omtalt. Axel Hansen gennemgik også intranettet, og opfordrede på det kraftigste til at gøre brug af det, idet – det giver mulighed for at opbevare klubbens dokumenter i en sikret database, og ikke behøver at ligge ude ved udvalg og medlemmer, og så skal flyttes, hver gang der er rokade i klubberne. 

Men ikke mindst blev datalovgivningen kort gennemgået, og som Axel gjorde det klart, at det ikke kan gøres på tre kvarter, og på baggrund af den konstatering kunne det oplyses, at regionen tager det alvorligt, og opfordrede også klubberne til at gøre det samme.

Regionens sekretærer har deltaget i adskillige kurser, og vil være klubberne behjælpelige med alle tvivlsspørgsmål omkring lovgivningen. Ligeledes er der lagt op til klubbernes dataansvarlige, også at bruge den nødvendige tid til at sætte sig ind i lovgivningen. Det er indirekte dem der skal varetage klubbens IT-sikkerhed.

Axel Hansen kom også ind på det vanskelige, at Y’s Men er en verdensomspændende organisation, og derfor gør det endnu vanskeligere, da medlemslande kan have andre regler på det område, og meget nemt kommer til at træde ved siden af i korrespondance med de europæiske klubber der er underlagt EU’s direktiver. Det ulyksalige ved de nye krav er, at der er opstået lidt tvivl omkring samtykkeerklæringen, som alle medlemmer er bedt om at underskrive. Der er nogle medlemmer, klubber og distrikter der ikke har fået udfyldt de fremsendte formularer. Axel Hansen understregede meget kraftigt, at så længe det ikke var på plads, så kunne loven ikke overholdes, og se igennem fingre med det, kan få alvorlige konsekvenser. Ydermere er der jo kun tale om en bekræftelse på det, som man hele tiden har praktiseret i klubberne. >Så hvor svært kan det være<

Axel opfordrede til slut at bakke op om fradragsprojektet >Mercy Ships< og opgive sit prs.nr. og indbetale et beløb, så vi fortsat kan være skatte fradragsberettigede. Læs mere om reglerne på hjemmesiden.